【李有仁的話】主計室的流程創新之一

本校(政大)現金領據系統印列出的現金領據,需由受領人填寫身分證字號、戶籍地址並簽章,此設計格式雖然必要,且適合初次造訪本校之受領人,但是對以前曾經填寫過而再次造訪本校活動之受領人十分不便。根據助教電詢台大與清大之結果,台大印出領據時會帶出受領人的身分證字號與戶籍地址,受領人僅需簽章即可。清大印出領據時只會帶出受領人的身分證字號(不會印出戶籍地址),但受領人僅需簽章即可,不需填寫戶籍地址。

因此敝人建議本校之主計室應考慮對未來之校內、外現金受領人,提供一份同意書詢問是否同意本校建立其個資之檔案,經受領人簽名同意,本校即可建檔。如此一來,除了第一次新的受領人之外,未來各單位承辦人建立現金領據,印出時即具有受領人同意建檔之個資,受領人僅需簽名即可。此做法對受領人既方便也節省時間,核銷單位亦不會因為填寫資料之字跡看不清而謄寫錯誤。此舉於他校(如:台大、清大)已有前例,應屬合法。

希望政大之主計室能夠於合理合法之前提下,主動審視本論壇之建議,改善一些不便民之流程。謝謝主計室人員的辛勞。

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